Si has de dirigir reuniones de trabajo, recuerda que hay diferentes tipos de reuniones. Así podrás diseñar la estructura global de reuniones que más te ayude en tu situación concreta.
En demasiadas ocasiones se realiza una reunión semanal que suele durar media jornada, y en la que se intentan abordar todas las cosas pendientes de tratar…, y en la que se acaba tocando “todo” y “nada”.
Si quieres organizar reuniones de trabajo productivas suele ser mucho más efectivo diseñar una estructura de reuniones (adecuada a vuestra situación concreta), de modo que se optimicen los temas a tratar.
Para ello te comento 4 tipos de reuniones de trabajo que podéis realizar. Se trata de ir probando hasta que encontréis vuestra estructura óptima en función de vuestra casuística.
Lo importante es que probéis lo que tiene más sentido para vuestro caso y que todas las personas tengáis claro dónde toca hablar de cada cosa.
TIPOS DE REUNIONES – 1: Reunión diaria (o 3 veces por semana) de máximo 10 minutos.
Reunión informal y de pie.
Actúa como un mecanismo de coordinación rápida que evita muchos errores y pérdidas de tiempo.
Suelen tener diferentes tipos de objetivo en función del rol de los asistentes: Uno por ejemplo es el de INFORMAR y compartir lo que cada uno tiene previsto realizar durante el día. Otro objetivo habitual es hacer un repaso de lo que ha sucedido el día anterior y tomar decisiones rápidas en caso de desviaciones.
En definitiva, siempre han de servir para comunicar lo importante: Compartir qué estoy haciendo, qué voy a hacer, qué me está pasando y puede afectar a otros, qué cosas deberían saber las otras personas…
Son reuniones que no requieren agenda previa o que funcionan con una agenda fija en la que cada día se repasan de forma muy rápida los mismos temas.
Y otros puntos clave en este tipo de reuniones para que de verdad te ayuden a organizar reuniones de trabajo productivas:
- Debes enfocarlas de modo que ayuden a empezar el día con actitud mental positiva.
- Hay que aprender a ser estrictos con el tiempo.
- La reunión se realiza esté quién esté.
- Todo el equipo es responsable de autogenerarse presión positiva para que todo funcione bien.
TIPOS DE REUNIONES – 2: Reunión semanal de 60’-90’ orientada a aspectos tácticos y a temas que requieren decisiones a muy corto plazo.
Es otro tipo de reunión que has de tener en cuenta si quieres organizar reuniones de trabajo productivas.
En función de cada caso esta reunión puede tener algunos temas que cuelgan de una agenda previa, pero hay que reservar siempre un mínimo del 50% del tiempo total para temas que se decidirán tratar en ese momento, sobre la marcha.
Al inicio de la reunión cada persona comparte de forma breve la información fundamental de su área de responsabilidad (en 1-2 minutos).
En base a ello, el grupo hace una lista de temas a tratar y decide en ese momento qué temas son críticos y es necesario tratar ahora junto con los temas ya planificados en la agenda, cuáles se incorporan a otro tipo de reunión porque requieren de más preparación y de un debate más intenso, y cuáles quedan en cuarentena.
IMPORTANTE: En este tipo de reunión, hay que temas que cuelgan de una agenda previa. Para conocer qué ha de tener la agenda de la reunión para que realmente sea efectiva te ayudará leer el artículo relacionado:
TIPOS DE REUNIONES – 3: El tercer tipo de reunión, y que es muy útil, es la «Reunión de profundización periódica».
En función de cada caso puede ser mensual, o quincenal o bimensual… Es una reunión de duración más larga y en la que se abordan todos los temas que requieren de un análisis más profundo y de un debate más intenso.
Han de estar todos los miembros del Equipo y una de las claves para el éxito de esta reunión es la agenda de la reunión.
Es IMPRESCINDIBLE en este tipo de reunión que tenga una agenda estructurada y que en la que se cumplan las normas sobre cómo preparar la agenda a las que te he referenciado antes.
(Recuerda que en el punto anterior tienes el link a otro artículo en el que te explico todos los detalles sobre cómo preparar la agenda de una reunión efectiva).
TIPOS DE REUNIONES – 4: al crear tu estructura ideal para organizar reuniones de trabajo productivas, has de tener en cuenta que siempre hay «Reuniones especiales».
Siempre surgen temas puntuales que es necesario tratar y que no pueden esperar a una de las reuniones periódicas…
Además, también suele ser muy bueno hacer una reunión “estratégico-filosófica” dos o tres veces al año.
En estas reuniones también deben estar todos los miembros del Equipo y también requieren de una agenda estructurada como la que te he comentado antes.
