Cómo organizar reuniones de trabajo productivas

Con este texto sobre cómo organizar reuniones de trabajo productivas…

  • Conocerás de forma detallada las 5 cosas que “deben darse” si quieres organizar reuniones de trabajo productivas y útiles de verdad.
  • Las podrás poner en práctica de forma inmediata.

 

Empezaremos enumerando estas 5 cosas  que “DEBEN DARSE” (5 “MUST”) y que debes asegurar que se den en una reunión de trabajo. Y a continuación te las explico en detalle.

Estas 5 cosas para organizar reuniones de trabajo productivas son:

1. Tener claro qué cosas son responsabilidad de quien convoca la reunión.

2. Hay diferentes tipos de reuniones. Así pues… pon “cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa”.

3. Lo que ha tener la agenda de una reunión eficaz…, y cuándo es necesaria la agenda.

4. Si quieres organizar reuniones de trabajo productivas has de asegurar unas cosas referentes a cómo concretar acuerdos, realizar el acta y hacer el seguimiento.

5. Cuidado con obsesionarse en buscar el consenso.

 

IMPORTANTE:

Para tener reuniones de trabajo útiles de verdad hay unos aspectos que tienen que ver con cómo organizar la reunión (la estructura) y otros aspectos que tienen que ver con las dinámicas y la forma de debatir que deben darse en las reuniones.

Ten en cuenta que este artículo está enfocado a cinco pautas clave en lo referente al cómo organizar una reunión de trabajo para que sea productiva de verdad.

Este artículo no trata sobre las dinámicas de la reunión ni sobre cómo debatir de forma productiva.

Hecho este comentario, entramos ya en el detalle de estas 5 cosas que “DEBEN DARSE”.

 

 

1.- Es responsabilidad de quien convoca la reunión:

  • Quien convoca la reunión es quien la dirige.
  • Convocar sólo a las personas que tienen una incidencia directa sobre los temas a tratar.
  • A veces “por si acaso” o “por cortesía” se acaba invitando a la reunión a personas que tienen poco que aportar.
  • Ante la duda, puedes hacer una llamada rápida a estas personas y comentarles que, si lo desean, les enviarás la agenda de la reunión por si entienden que deberían estar. Y después les puedes enviar el acta con lo que se haya decidido en la reunión.
  • No hagas una reunión con más de 10 personas (a menos que sea una reunión meramente informativa).
  • Quien convoca la reunión se encarga de la logística de la reunión, es decir, de tener todo listo a la hora de empezar: sala, ordenadores, proyector, pantalla…
  • Reducir el número de reuniones. Muchas cosas se pueden solucionar hablándolas de forma directa con las personas implicadas y sin tener que convocar una reunión.

 

 

2.- Hay diferentes tipos de reuniones. Así pues… “Cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa”.

En demasiadas ocasiones se realiza una reunión semanal que suele durar media jornada, y en la que se intentan abordar todas las cosas pendientes de tratar…, y en la que se acaba tocando “todo” y “nada”.

Si quieres organizar reuniones de trabajo productivas suele ser mucho más efectivo diseñar una estructura de reuniones (adecuada a vuestra situación concreta), de modo que se optimicen los temas a tratar.

Para ello te propongo 4 tipos de reunión que podéis realizar. Se trata de ir probando hasta que encontréis vuestra estructura óptima en función de vuestra casuística.

Lo importante es que probéis lo que tiene más sentido para vuestro caso y que todas las personas tengáis claro dónde toca hablar de cada cosa.

TIPO DE REUNIÓN 1: Reunión diaria (o 3 veces por semana) de máximo10 minutos.

Reunión informal y de pie.

Actúa como un mecanismo de coordinación rápida que evita muchos errores y pérdidas de tiempo.

Suelen tener diferentes tipos de objetivo en función del rol de los asistentes: Uno por ejemplo es el de INFORMAR y compartir lo que cada uno tiene previsto realizar durante el día. Otro objetivo habitual es hacer un repaso de lo que ha sucedido el día anterior y tomar decisiones rápidas en caso de desviaciones.

En definitiva, siempre han de servir para comunicar lo importante: Compartir qué estoy haciendo, qué voy a hacer, qué me está pasando y puede afectar a otros, qué cosas deberían saber las otras personas…

 

Son reuniones que no requieren agenda previa o que funcionan con una agenda fija en la que cada día se repasan de forma muy rápida los mismos temas.

Y otros puntos clave en este tipo de reuniones para que de verdad te ayuden a organizar reuniones de trabajo productivas:

  • Debes enfocarlas de modo que ayuden a empezar el día con actitud mental positiva.
  • Hay que aprender a ser estrictos con el tiempo.
  • La reunión se realiza esté quién esté.
  • Todo el equipo es responsable de autogenerarse presión positiva para que todo funcione bien.

 

TIPO DE REUNIÓN 2: Reunión semanal de 60’-90’ orientada a aspectos tácticos y a temas que requieren decisiones a muy corto plazo.

Es otro tipo de reunión que has de tener en cuenta si quieres organizar reuniones de trabajo productivas.

En función de cada caso esta reunión puede tener algunos temas que cuelgan de una agenda previa (como la que veremos a continuación), pero hay que reservar siempre un mínimo del 50% del tiempo total para temas que se decidirán tratar en ese momento, sobre la marcha.

Al inicio de la reunión cada persona comparte de forma breve la información fundamental de su responsabilidad (en 1-2 minutos).

En base a ello, el grupo hace una lista de temas a tratar y decide en ese momento qué temas son críticos y es necesario tratar ahora junto con los temas ya planificados en la agenda, cuáles se incorporan a otro tipo de reunión porque requieren de más preparación y de un debate más intenso, y cuáles quedan en cuarentena.

 

TIPO DE REUNIÓN 3… Para organizar reuniones de trabajo productivas, el tercer tipo de reunión que has de valorar es la “Reunión de profundización periódica”.

En función de cada caso puede ser mensual, o quincenal o bimensual… Es una reunión de duración más larga y en la que se abordan todos los temas que requieren de un análisis más profundo y de un debate más intenso.

Han de estar todos los miembros del Equipo y es imprescindible que tenga una agenda estructurada como la que te propongo más adelante.

 

TIPO DE REUNIÓN 4: al crear tu estructura ideal para organizar reuniones de trabajo productivas, has de tener en cuenta que siempre hay “Reuniones especiales”.

Siempre surgen temas puntuales que es necesario tratar y que no pueden esperar a una de las reuniones periódicas…

Además, también suele ser muy bueno hacer una reunión “estratégico-filosófica” dos o tres veces al año.

En estas reuniones también deben estar todos los miembros del Equipo y también requieren de una agenda estructurada como la que tienes en el artículo que te comentaré a continuación.

 

3.- Las reuniones que requieren agenda han de tener una agenda que indique claramente:

Los temas a tratar, el objetivo que se espera conseguir en cada uno de los temas, quién liderará cada uno de los temas de la agenda, y los tiempos asignados.

Para que lo puedas poner en práctica ¡YA!, puedes ir al siguiente artículo relacionado:

 

Ir al artículo relacionado: “Cómo preparar la agenda de una reunión efectiva”.

En este artículo, además de la explicación de cómo preparar la agenda, tienes un ejemplo concreto y puedes descargarte la plantilla en formato powerpoint.

 

4.- El cuarto “MUST” que debes asegurar si quieres organizar reuniones de trabajo productivas consta de 3 puntos: Concretar acuerdos, acta y seguimiento.

Concretar acuerdos

Un aspecto fundamental a tener en cuenta en el momento de cerrar cada uno de los temas de la reunión es que a menudo aparecen factores que acaban conduciendo a un falso cierre.

Por ejemplo, a veces para reducir resistencias no se concreta de forma precisa, u otras veces un excesivo afán de concretar hace que se fuercen los tiempos y se rompa la confianza y el compromiso generado hasta ese momento.

Así pues, aquí hay el doble objetivo de cerrar los temas concretando de forma explícita quién ha hacer qué y para cuándo… y que esto se haga de forma que cada una de las partes se sienta involucrada y comprometida.

Vamos ahora a profundizar un poco más en estas ideas.

Concretar implica no aceptar respuestas del tipo “haré todo lo que pueda”, “no os preocupéis que… “, “sí, cuando acabe de hacer X me pongo con esto”…

 

 

 

Este tipo de respuestas suelen ser una fuente muy importante de problemas, porque en general una parte interpreta que sí se va a hacer y, la otra, quería simplemente mostrar su buena predisposición a hacerlo.

Así pues, si quieres organizar reuniones de trabajo productivas, debes asegurar que lo acordado sea lo suficiente explícito como para que cada uno sepa qué se compromete a cumplir y los demás tengan claro qué pueden esperar.

Al final de cada tema debe quedar claro:
Quién se compromete a hacer qué, para cuándo, para quién… y cómo se va a hacer el seguimiento de que se está cumpliendo lo acordado.

 

Acta de la reunión

El acta de una reunión es el documento escrito, a modo de resumen, en el que quedan anotados los temas tratados durante la reunión y las decisiones que han sido tomadas por parte de los asistentes.

Aquí hay un conjunto de ideas fundamentales que te ayudarán:

Quien convoca la reunión es la persona responsable de que exista el acta, de que sea un reflejo fiel de lo discutido y acordado, y de que se envíe a los asistentes al finalizar la reunión o durante las 24 horas siguientes.

(Independientemente de quien la redacte, quien convoca es el responsable del acta).

Una BEST PRACTICE que te evitará muchos problemas es reservar 5′ al final de la reunión para repasar en voz alta las decisiones tomadas, quién ha de hacer qué y para cuándo.

Y otra idea… Procura que el acta quede redactada durante la reunión . O al menos que al acabar la reunión tengas ya un borrador muy preciso.

 

Seguimiento de lo acordado

El otro aspecto determinante para la efectividad de una reunión es hacer un seguimiento de que lo acordado se va cumpliendo.

En función de lo acordado deberéis decidir quién es la persona responsable de hacer este seguimiento.

Éste se puede realizar al iniciar la siguiente reunión… o de forma más informal, la persona responsable del seguimiento puede ir contactando con quien tenía que hacer algo para ir viendo si todo está OK o no.

 

5.- Cuidado con obsesionarse en buscar el consenso

Y es que utilizando palabras de Javier Robles (presidente de Danone hasta el año 2015), “en una empresa no se puede decidir por suma de votos como en una democracia. En la empresa se ha de decidir por la bondad de las ideas. Y la idea que triunfa no ha de ser la del jefe, sino que ha de ser siempre la mejor idea”.

Y aún que haya consenso en una idea… ésta no tiene por qué ser la mejor idea.

Por tanto, para organizar reuniones de trabajo productivas, has de potenciar entornos de respeto entre las personas, en los que se den debates intensos, y en los que fruto de de ello salgan y se impongan las mejores ideas.

Y si no hay consenso… hay alguien a quien jerárquicamente le toca asumir la responsabilidad de la decisión. Pero lo importante es que ese alguien decide después de participar en un debate enriquecedor y creador de valor.

Para profundizar en cómo crear un entorno de debate auténtico y en el que de verdad se den debates respetuosos e intensos en los que se genere valor, te será muy útil el siguiente artículo:

Ir al Artículo Relacionado: Técnica de las Conversaciones de Valor para tener debates útiles en el trabajo y en las reuniones

 

¡ÁNIMO CON LA PRÁCTICA!

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2018-11-02T16:42:03+00:00Trabajo en Equipo|