Con este texto sobre cómo organizar reuniones de trabajo productivas…
- Conocerás de forma detallada algunas pautas clave que «deben darse» si quieres organizar reuniones de trabajo productivas y útiles.
- Las podrás poner en práctica de forma inmediata.
Aquí tienes 3 pautas clave que debes asegurar que se den en la reunión que tu diriges:
1. Tener claro qué cosas son responsabilidad de quien convoca la reunión.
2. Si quieres organizar reuniones de trabajo productivas has de saber cómo concretar acuerdos.
3. Lo que ha tener la agenda de una reunión eficaz…, y cuándo es necesaria la agenda.
IMPORTANTE:
Para tener reuniones de trabajo útiles de verdad hay unos aspectos que tienen que ver con cómo organizar la reunión (la estructura) y otros aspectos que tienen que ver con las dinámicas y la forma de debatir que deben darse en las reuniones.
Ten en cuenta que este artículo está enfocado a algunas pautas clave en lo referente al cómo organizar una reunión de trabajo para que sea productiva de verdad.
Este artículo no trata sobre las dinámicas de la reunión ni sobre cómo debatir de forma productiva.
Hecho este comentario, entramos ya en el detalle de estas cosas que «DEBEN DARSE».
1.- Es responsabilidad de quien convoca la reunión:
- Quien convoca la reunión es quien la dirige.
- Convocar sólo a las personas que tienen una incidencia directa sobre los temas a tratar.
- A veces «por si acaso» o «por cortesía» se acaba invitando a la reunión a personas que tienen poco que aportar.
- Ante la duda, puedes hacer una llamada rápida a estas personas y comentarles que, si lo desean, les enviarás la agenda de la reunión por si entienden que deberían estar. Y después les puedes enviar el acta con lo que se haya decidido en la reunión.
- No hagas una reunión con más de 10 personas (a menos que sea una reunión meramente informativa).
- Quien convoca la reunión se encarga de la logística de la reunión, es decir, de tener todo listo a la hora de empezar: sala, ordenadores, proyector, pantalla…
- Reducir el número de reuniones. Muchas cosas se pueden solucionar hablándolas de forma directa con las personas implicadas y sin tener que convocar una reunión.
2.- Si quieres organizar reuniones de trabajo productivas, has de saber cómo concretar acuerdos.
Un aspecto fundamental a tener en cuenta en el momento de cerrar cada uno de los temas de la reunión es que a menudo aparecen factores que acaban conduciendo a un falso cierre.
Por ejemplo, a veces para reducir resistencias no se concreta de forma precisa, u otras veces un excesivo afán de concretar hace que se fuercen los tiempos y se rompa la confianza y el compromiso generado hasta ese momento.
Así pues, aquí hay el doble objetivo de cerrar los temas concretando de forma explícita quién ha hacer qué y para cuándo… y que esto se haga de forma que cada una de las partes se sienta involucrada y comprometida.
Vamos ahora a profundizar un poco más en estas ideas.
Concretar implica no aceptar respuestas del tipo “haré todo lo que pueda”, “no os preocupéis que… “, “sí, cuando acabe de hacer X me pongo con esto”.
Este tipo de respuestas suelen ser una fuente muy importante de problemas, porque en general una parte interpreta que sí se va a hacer y, la otra, quería simplemente mostrar su buena predisposición a hacerlo.
Así pues, si quieres organizar reuniones de trabajo productivas, debes asegurar que lo acordado sea lo suficiente explícito como para que cada uno sepa qué se compromete a cumplir y los demás tengan claro qué pueden esperar.
Al final de cada tema debe quedar claro:
Quién se compromete a hacer qué, para cuándo, para quién… y cómo se va a hacer el seguimiento de que se está cumpliendo lo acordado
3.- Las reuniones que requieren agenda han de tener una agenda que indique claramente:
Los temas a tratar, el objetivo que se espera conseguir en cada uno de los temas, quién liderará cada uno de los temas de la agenda, y los tiempos asignados.
Para que lo puedas poner en práctica ¡YA!, puedes ir al siguiente artículo relacionado:
Ir al artículo relacionado: «Cómo preparar la agenda de una reunión efectiva».
En este artículo, además de la explicación de cómo preparar la agenda, tienes un ejemplo concreto y puedes descargarte la plantilla en formato powerpoint.
